Biro Umum Uhamka Wujudkan Tata Kelola Arsip yang Lebih Terorganisir di Masa Depan melaui Workshop Penyusunan JRA

KabarPendidikan.id - Biro Umum Universitas Muhammadiyah Prof DR HAMKA (Uhamka) menyelenggarakan Workshop Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Lingkungan Uhamka, secara langsung di Ruang Mini Teater 1 FEB Uhamka, Selasa (26/3).

Acara ini dihadiri oleh Desvian Bandarsyah selaku Warek II Uhamka, Aslam selaku Kepala Biro Umum, Susanti dari Arsiparis Ahli Madya Arsip Nasional RI, serta Lembaga, biro, dan fakultas, dan Stakeholder Uhamka.

Jadwal Retensi Arsip sendiri adalah perencanaan pada suatu periode tertentu dimana dokumen atau arsip harus disimpan sebelum akhirnya dibuang atau dihancurkan. Tujuan dari jadwal retensi arsip adalah untuk menjaga ketersediaan informasi yang penting suatu institusi, sambil memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku.

Desvian Bandarsyah Warek II Uhamka mengungkapkan bahwa pengelolaan arsip merupakan suatu unsur yang penting di sebuah perguruan tinggi. Pengelolaan arsip yang sistematis akan mewujudkan 'wajah' Uhamka yang baik, di masa lalu maupun masa depan. Pengelolaan arsip yang baik membantu dalam menjaga dan melestarikan warisan institusi untuk lebih baik di masa depan.

"Apa yang berlangsung di masa lalu adalah wajah kita hari ini, dan apa yang berlangsung di masa ini menentukan wajah kita di masa depan. Maka penting bagi Uhamka untuk mengarsipkan apa yang dilakukan Uhamka di masa lalu dan masa depan, baik dalam konteks administratif, substansif, inovasi, pengembangan, riset, pengabdian, akademik, kebijakan diarsipkan dengan lebih baik lagi," ujarnya.

Aslam selaku Kepala Biro Umum menyampaikan bahwa luaran dari kegiatan ini adalah para lembaga, biro, unit, dan fakultas di lingkungan Uhamka agar dapat merampungkan Jadwal Retensi Arsip dengan baik, sehingga Biro Umum Uhamka dapat segera mempersiapkan elektronik kearsipan untuk pengelolaan arsip Uhamka yang lebih baik.

"Kegiatan ini merupakan hasil evaluasi kami di Biro Umum dengan mengadakan sosialisasi atau workshop bersama narasumber yang berkompeten di bidangnya. Luaran dari kegiatan ini adalah para peserta dapat mempersiapkan elektronik kearsipan untuk pengelolaan arsip Uhamka yang lebih baik," pungkas Aslam.

Dalam acara ini, Susanti dari Arsiparis Ahli Madya Arsip Nasional RI selaku narasumber membawakan materi jadwal retensi arsip. Menurutnya, JRA merupakan salah satu unsur penting dalam pengelolaan arsip di suatu lembaga atau instansi, agar pengelola arsip dapat membuat acuan akan arsip yang dapat disimpan dan dimusnahkan, untuk kepentingan instansi tersebut.

"Pada hari ini, saya membawakan materi jadwal retensi arsip, dimana ini adalah suatu acuan bagaimana Uhamka (khususnya di unit pengelola) dalam menyimpan suatu arsip sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan berdasarkan penggunaannya. JRA ini harus digunakan karena tanpa JRA, suatu lembaga tidak akan memiliki acuan berapa lama masa penyimpanan arsip-arsipnya," lanjutnya.